Transportbedrijven profiteren van het gebruik van ERP-software met EDI, transportmanagement en xRM.
Bedrijven in alle sectoren kunnen in gelijke mate profiteren van het gebruik van bedrijfssoftware. De vereisten kunnen echter sterk variëren van industrie tot industrie. Daarom willen we het belang van ERP software voor transportbedrijven hieronder nader bekijken. Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat is automatisering en hoe speelt ERP daar een rol in.
De betekenis van een ERP systeem
Een ERP systeem betekenis is onder andere business resource planning. Dit is de centrale taak van elke organisatie om alle beschikbare middelen zo efficiënt en doelgericht mogelijk in te zetten. In tijden van digitale transformatie wordt hiervoor meestal ERP-software gebruikt. ERP-systemen stellen bedrijven in staat om alle processen aan de softwarekant in kaart te brengen. Binnen het systeem kunnen ze vervolgens worden beheerd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd.
Software voor transportbedrijven
Een ERP-software voor transportbedrijven vervult deze behoefte. De functionele en operationele basisgebieden van dergelijke software omvatten business intelligence, klantrelatiebeheer, documentbeheer, financiën, wereldwijd management, human resources management, productie, projectbeheer, supply chain management, magazijnbeheer en workflows. Niet elk bedrijf heeft echter per se al deze functies nodig. Transportbedrijven kunnen bijvoorbeeld zonder productiemodule. Hiervoor spelen andere functies een overkoepelende rol in software voor transportbedrijven . In het volgende zullen we deze nader bekijken.
EDI
De drie letters “EDI” zijn de afkorting voor Electronic Data Interchange; elektronische gegevensuitwisseling. Data wordt ook wel de olie van de 21e eeuw genoemd. Het is des te belangrijker dat de uitwisseling van deze waardevolle informatie zo soepel mogelijk verloopt. Inefficiënties moeten ten koste van alles worden vermeden. Het is ook raadzaam om standaardisatie en automatisering zoveel mogelijk in te voeren om mogelijke transmissiefouten te voorkomen. Dit is waar EDI om de hoek komt kijken. Er zullen normen zijn; bijvoorbeeld voor bepaalde industrieën; die de uitwisseling van gegevens van bedrijf tot bedrijf regelen. Dit is des te belangrijker in tijden van complexe supply chains die zich op internationaal niveau uitstrekken. EDI zorgt er zo voor dat essentiële processen van supply chain management soepel kunnen verlopen.
Uitgebreid relatiebeheer
Dit is met name relevant voor bedrijven waarvan de bedrijfsprocessen net zo sterk worden beïnvloed door logistiek als transportbedrijven. Functies op het gebied van Extended Relationship Management (xRM) vergemakkelijken ook de communicatie en de uitwisseling van informatie. Extended Relationship Management valt traditioneel onder de bevoegdheid van een CRM-software, die ook geïntegreerd kan worden in een volledig ERP-systeem.
Transport Management
Transportmanagement ondersteunt alle expeditieprocessen aan de softwarekant. Deze omvatten bijvoorbeeld functies voor het doorsturen van orderverwerking. Het gehele transportnetwerk kan dan digitaal in kaart worden gebracht in het systeem. Op deze manier kunnen alle tours efficiënt worden gepland en gevolgd. Alle benodigde papieren kunnen ook direct gekoppeld worden aan alle belangrijke processen. In de meeste gevallen speelt een koppeling met een document management systeem een doorslaggevende rol. Op deze manier kunnen de bijbehorende transportdocumenten ook met een druk op de knop naar de betreffende chauffeur worden verzonden. Het enige dat u nodig hebt, is een stabiele internetverbinding en de bestuurder ontvangt de papieren rechtstreeks op zijn mobiele apparaat dankzij de mobiel beschikbare software.
Customer Relationship Management (CRM)
Ook het klantrelatiebeheer; CRM in het kort; kan een belangrijke bijdrage leveren aan de operationele automatisering in transportbedrijven. Geen enkel bedrijf kan immers volledig geïsoleerd van zijn eigen klanten overleven; zelfs geen transportbedrijven. Met behulp van CRM-software kunnen alle klantrelatieprocessen centraal worden aangestuurd, beheerd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Hiervoor wordt voor elke klant in het CRM-systeem een apart digitaal bestand aangemaakt. In dit geval wordt alle informatie over deze klant opgeslagen; van stamgegevens tot een volledige contactgeschiedenis inclusief alle bestellingen en voorkeuren. Klantprioritering kan op dit punt ook gegevensondersteund worden uitgevoerd. Dit vormt op zijn beurt de basis voor belangrijke, strategische beslissingen.
Conclusie: Het vinden van de juiste software voor transportbedrijven
Samenvattend kan gesteld worden dat transportbedrijven veel baat kunnen hebben bij het gebruik van geschikte bedrijfssoftware. Functies uit verschillende gebieden spelen hier; zoals ERP, CRM en DMS spelen een doorslaggevende rol. Het is belangrijk dat de uitwisseling van gegevens en informatie tussen de afzonderlijke systemen zo naadloos mogelijk verloopt. Bij het zoeken naar adequate bedrijfssoftware moeten transportbedrijven daarom altijd overwegen of interfaces met bestaande systemen kunnen worden opgezet.